Komunikasi Dua Arah

Teman saya yang seorang wartawan meng-upload foto dia yang sedang meliput pagelaran Piala Dunia di Afsel. Salah satu judul fotonya berbunyi; Nikmatnya sholat Jumat bersama ribuan komunitas muslim seluruh dunia.

Fotonya gambar ratusan mungkin ribuan orang sedang shalat Jumat di lapangan terbuka.

Ada yang aneh menurutku. Siang hari, di benua Afrika, ditengah udara terbuka, eh kok pada pakai jaket. Biar kulitnya tidak gosong kali, begitu pikir saya. Afrika kan terkenal panas. Jika kota Semarang saja siang hari bisa 31 derajat Celcius, berapa suhu di benua Afrika sana?

Saat saya tanyakan soal itu, jawabannya ternyata adalah; Di Johanesburg Afsel bulan Juni - Juli adalah musim dingin. Suhu pagi hari kisaran 3 derajat. Dan siang hari saat sholat Jumat itu dilakukan, suhunya kisaran 15 derajat. Ooh, ya pantas kok pada pakai jaket tebal. Pantas juga Maradona berani pakai jas ditepi lapangan.

Pesan yang ditangkap dari ilustrasi diatas adalah; DON'T LOOK THE BOOK ONLY FROM THE COVER. Terkadang ada banyak hal yang harus diceritakan melalui komunikasi 2 arah, tak bisa searah. Monolog searah bisa membuat pesan yang ditangkap salah, dan itu membuat pihak yang diposisi pasif merasa tak nyaman karena salah melakukan interpretasi.

Suatu ketika saya saat jam makan siang sedang mengunjungi stand pameran salah satu proyek saya yang pameran di Mall. Dan saya marah ketika space counter yang disewa 7 juta selama 2 minggu itu tak ada 1 sales pun yang piket.

Marketing Manager nya saat saya telpon mengatakan; hari Senin s/d Kamis antara jam 09.30 s/d 16.00 sengaja dibiarkan kosong. Tak ada sales yang piket. Biasanya sepi pengunjung. Jadi di stand pameran hanya ditumpuk leaflet serta flyer yang bisa diambil bagi yang berminat dan memerlukannya.

Saya tidak terima dengan alasan yang dia kemukakan, dan tetap berprinsip bahwa tanpa tatap muka dan dialog 2 arah, maka transfer product knowledge yang seharusnya dijadikan media menjelaskan benefit kepada konsumen tak akan tersampaikan dengan baik.

Selanjutnya saya memerintahkan Marketing Manager untuk tetap menempatkan Sales yang piket entah di hari sepi pengunjung ataupun ramai pengunjung. Supaya terjadi DIALOG 2 ARAH.

Selengkapnya >>

Hal Prinsip Yang Harus Diketahui Pimpro

Seorang pilot pesawat yang sedang menerbangkan pesawat dari sebuah kota (keberangkatan) ke kota yang lain (tujuan), setiap saat mesti 'siap' dikontak dan dikontrol oleh menara pengawas.

Pada saat pilot dihubungi oleh menara pengawas, maka pilot harus bisa menyebutkan;
- Posisi pesawat berdasarkan titik lintang dan bujur, dalam bentuk report berupa angka koordinat.
- Ketinggian pesawat, yaitu berapa ribu kaki dari permukaan laut.
- Stok persediaan bahan bakar.
- Dan lain lain.

Dengan report itu maka menara pengawas bisa menilai apakah flight tersebut aman dan on the track menuju kota tujuan.

Nah, dalam sebuah proyek, maka kita selaku pemilik proyek juga mesti bisa melakukan fungsi kontrol seperti menara pengawas pesawat. Dan seorang Pimpro (Pimpinan Proyek) wajib hukumnya bisa menyebutkan data-data sebagai berikut;
HUTANG TANAH
Berapa posisi hutang tanah kepada MPT (mitra pemilik tanah), yaitu nilai total harga lahan dikurangi pembayaran tanah yang sudah dilakukan kepada MPT.

HUTANG MODAL
Berapa posisi hutang modal kepada MPM (mitra pemilik modal), yaitu modal kerja yang pernah diinject oleh MPM dikurangi pengembalian yang sudah dilakukan.

HUTANG BANK
Jika ada kredit konstruksi atau pinjaman rekening koran, maka harus disebutkan berapa posisi saldo outstanding pinjaman pokok.

HUTANG KONTRAKTOR
Berapa hutang SPK bangunan dan SPK infrastruktur yang sudah dibuka ke kontraktor, ditambah SPK bangunan yang belum dibuka tetapi terhutang karena omset penjualan sudah diakui sebagai Piutang.

HUTANG PAJAK
Adakah hutang pajak yang timbul dari AJB PPAT yang sudah ditanda tangani tetapi pajaknya belum dibayarkan dan masih berada di saldo
Pastikan bahwa Pimpro yang kita tempatkan sebagai pengelola proyek mampu menjawab tuntas 5 item hutang diatas secara benar. Tidak bisa menjawab pertanyaan soal hutang berarti 'rohnya' tidak berada disitu. Semua informasi makro soal proyek wajib diketahui oleh Pimpro.

Berikutnya, seorang Pimpro wajib hukumnya bisa mengetahui data perihal;

PIUTANG KONSUMEN
Berupa report tentang total omset penjualan, piutang sudah tertagih, piutang belum tertagih.

STOK BANGUNAN
Nilai stok bangunan yang SPK nya sudah dibuka dan diakui sebagai hutang, tetapi bangunannya belum dibeli oleh konsumen.

SALDO KAS BANK
Posisi saldo kas bank, baik saldo efektif ataupun saldo yang sedang diblokir dan berada di escrow account, atau berupa deposito.

Jika 5 item hutang ditambah 3 item diatas mampu dijawab serta direport secara akurat oleh Pimpro, bersyukurlah, berarti Pimpro tahu persis apakah project yang sedang dia laksanakan on the track atau berpotensi menyimpang. Pimpro juga tahu dimanakah posisi proyeknya saat ini jika sewaktu waktu proyek di cut off.

Berbahaya sekali jika Pimpro yang anda tempatkan disitu tidak mengetahui sama sekali 8 data penting diatas, saya pastikan Pimpro tersebut tidak tahu kemana arah project yang sedang dia kendalikan.

Lebih baik anda katakan; Sorry sorry sorry Jack, anda tidak pantas duduk di kursi itu ......

Selengkapnya >>

Surat Order Membangun

Jadi ingat 5 tahun yang lalu di salah satu proyek saya ada kasus konsumen sudah akad kredit, dan dijanjikan serah terima bangunan 6 bulan berikutnya. Saat sudah 5 bulan sejak akad kredit dan konsumen iseng nengok kavlingnya, konsumen marah-marah karena pondasi rumahnya belum digali sama sekali. Kami kalang kabut. Antar divisi saling menyalahkan. Saling tuding siapa yang salah sehingga lalai membuka SPK bangunan untuk unit tersebut. Buru buru kami buka SPK untuk target penyelesaian 2 bulan. Pastinya telat STB.

Setelah itu kami rapat koordinasi dan mencoba membuat sisdur yang lebih baik. Kemudian muncul yang namanya SURAT ORDER MEMBANGUN. Ini adalah form yang mesti dibuat oleh staf KPR (cq. Div. Keuangan) ke divisi Teknik, supaya segera memulai pembangunan sebuah unit rumah setelah dilakukan akad kredit.

Dengan SOM ini diharapkan tidak akan terjadi kelalaian lagi yang berakibat keterlambatan penyerahan bangunan kepada konsumen. Karena antar divisi saling mengingatkan dan berkoordinasi.

Kata kuncinya; KOORDINASI.
Lakukan koordinasi lintas divisi supaya tidak terjadi miskomunikasi.

Selengkapnya >>

The Right Man On The Right Place

Apakah anda berpikir seorang Kaisar mengerti masalah Pertanian? Tidak. Tapi dia bisa menunjuk seorang Menteri Pertanian yang bertanggung jawab atas ketahanan pangan negerinya.

Apakah anda berpikir seorang Kaisar mengerti Ilmu Perang? Tidak. Tapi dia bisa menunjuk seorang Panglima Perang yang sakti mandraguna yang mampu menjaga negeri dari ancaman serangan lawan.

Apakah anda berpikir seorang Kaisar mengerti soal Kesehatan? Tidak. Tapi dia bisa menunjuk seorang tabib menjadi Menteri Kesehatan yang mengurusi kesehatan rakyat seluruh negeri.

Kerja kaisar itu cuma makan makan, lihat sexy dancer, pesta, menghukum pancung kepala orang. Memimpin rapat hanya kadang-kadang saja. Dan malamnya memilih 1 diantara 365 selir mana yang akan diajak menemani paduka bercinta.

Asyik ya? Tapi jalannya pemerintahan negeri tetap menggelinding. Kenapa? Karena ada orang-orang yang tepat yang bertanggung jawab dibidangnya.
Selama Kaisar memilih orang yang tepat, maka Kaisar tak perlu mengerti detail dan mengurusi sendiri semua permasalahan. Semua dijamin beres. Running well.

Kata kuncinya? THE RIGHT MAN ON THE RIGHT PLACE.

Nah, sebagai pengusaha properti, tak perlu kita mesti jago di semua bidang. Keuangan, Teknik, Marketing, Umum, Perijinan, semua adalah hal yang spesifik dan berbeda beda. Butuh waktu panjang untuk menguasai semuanya. Memakan waktu jika anda mau belajar satu demi satu.

Lebih baik anda memilih orang-orang yang tepat dibidang yang tepat. Berbakat, berpengalaman, cerdas, dan tekun. Merekalah yang akan bertanggung jawab dibidangnya masing-masing. Anda hanya tinggal melakukan fungsi koordinasi saja. Melatih dan membiasakan mereka dengan sisdur yang kita tentukan. SET UP YOUR TEAM as what you want. Do self or hire Perguruan Kungfu Properti, hihihi ....

Jika semua anggota tim sudah bisa menjalankan fungsinya masing-masing dengan baik, tugas kita menjadi ringan dan punya waktu luang.
Tapi ingat, jangan tiru-tiru Kaisar yang menggunakan waktu luangnya guna mengunjungi salah satu diantara 365 selirnya, hehe ...

Selengkapnya >>

Conflict Interest Property

Saat sedang menengok proyek, salah satu agenda rutin yang saya jalani setelah rapat koordinasi adalah menanda-tangani SPK (surat perintah kerja) untuk kontraktor.

Nah, suatu ketika saya sedang meneliti sebuah SPK yang akan saya tanda-tangani. SPK 5 unit bangunan rumah T-36.

Saya cek HARGA SATUAN BANGUNAN. Masih wajar, karena dengan spesifikasi bangunan yang kami tentukan, harga @ 1,275 juta/m2.

Saya cek TERMIN PEMBAYARAN. Dibagi 4 bulan dengan termin 20%, 25%, 25%, 25% dan retensi 2,5% x 2 bulan. Masih wajar. Apalagi ini INDENT, jadi sebenarnya pencairan KPR sudah kami terima. Cashflow kami memungkinkan membayar.

Saya cocokkan 5 unit bangunan tersebut dengan Buku MONITORING SPK, yaitu buku yang mencatat rumah di kavling (blok-mana) saja yang sudah pernah dibangun. Tujuannya supaya tidak ada pembangunan ganda. Ternyata 5 unit tersebut memang belum pernah dibangun sebelumnya.
Nah, 3 hal mayor sudah selesai saya periksa, yang lain lain adalah administratif. Saya merem saja, mengandalkan peran dan ketelitian Pimpinan Proyek yang saya percaya memimpin disitu.

Saya siap mau tanda tangan.

Ups ... Ada sesuatu yang menarik perhatian saya. Nama kontraktornya adalah PANJI SUGRIWO. Nama yang tidak begitu asing di telinga saya. Kenapa? Karena nama Pimpro disitu adalah PANJI SUBALI. Bukankah kedua nama itu menandakan ada sebuah 'hubungan' khusus?

Saya langsung panggil Panji Subali dan bertanya;

Panji, ini siapa kontraktor yang akan menerima pekerjaan bangunan? Kok namanya mirip denganmu, ada nama PANJI??

Iya bos, ini adik saya. Sudah berpengalaman 10 tahun di proyek perumahan. Harga borongan juga wajar, dijamin tak ada mark up dan kolusi.

Begini Panji, saya percaya adikmu punya pengalaman. Harga juga wajar. Yang jadi masalah, kalau sampai terjadi 'penyimpangan' atau kesalahan dalam pelaksanaan, maka kamu TIDAK AKAN BISA BERSIKAP TEGAS kepada adikmu, karena kamu takut dia rugi. Terjadi CONFLICT INTEREST. Padahal kalau dengan kontraktor lain yang bukan adikmu, mungkin kamu bisa bersikap tegas. Ok?

Jadi gimana bos? Bos tak bersedia tanda-tangan?? Tanya Panji melongo.

Saya mau tanda-tangan, jika nama kontraktornya bukan PANJI SUGRIWO. Cari kontraktor lain, syukur-syukur namanya SEMBODRO atau SRIKANDI, hehe .....

Selengkapnya >>

Pimpro Tidak Qualified, Berbahaya!

Benar-benar menyedihkan. Seumur umur jadi konsultan proyek, baru kali itu saya mengeluarkan rekomendasi paling ekstrem, yaitu;

- Pimpronya diberhentikan
- Proyeknya dihentikan

Amit-amit jabang bayi. Saya sampai gak mau terima honor sebagai konsultan saking tidak enaknya memberikan rekomendasi ini.

Alkisah di kabupaten Karawang, proyek klien saya RSH (rumah sehat sederhana) seluas 3,2 ha dengan jumlah unit 245 unit. Sudah terjual dan AJB 194 unit (79%) tapi modal belum balik. Masih tertanam modal 720 juta. Dan Pimpronya masih bermimpi bisa menghasilkan laba 1 Milyar. Makanya saya diminta hadir mengevaluasi kalayakan proyek.

Alasan saya merekomendasikan proyek ini STOP adalah karena proyek ini tidak wajar. Abnormal. Sudah AJB 79% tapi modal belum kembali. Pasti ada BIG MISSING. Dimana mana umumnya saat proyek sudah realisasi akad 60% maka pada saat itu MODAL SUDAH KEMBALI 100%. Tapi ini belum kembali. Sedangkan biaya operasional kantor 35 juta/bulan. Makanya mesti STOP, karena untuk mengaudit secara keseluruhan makan waktu beberapa minggu. STOP proyek berarti biaya operasional tidak nambah dulu sementara waktu. Nanti kalau sudah selesai audit dan dibuat RE-ACTION PLAN baru akan dikumpulkan lagi.

Alasan kenapa saya merekomendasikan Pimpronya dieliminasi adalah sebagai bentuk pertanggung jawaban atas kinerja Pimpro yang membawa proyek tersebut dalam kondisi demikian yang jelas jelas 'bad performance' dan tidak memberi kontribusi signifikan kepada para pemegang saham. Proyek bermasalah = kinerja Pimpro tidak bagus.

Lagipula saya juga meragukan 'kapabilitas' pimpro tersebut karena ketika sedang saya tanya-tanya soal perpajakan, dia menjawab bahwa PPN Final 1% selalu dibayarkan dan dicatat dengan rapi.

Saya geli mendengar istilah PPN Final. Mana ada PPN Final? Yang ada adalah PPH Final 1% untuk kategori RSH dengan harga max 55 juta. Sementara PPN nya ditanggung oleh negara.

Saya sampai bertanya secara khusus;
"Yang 1% itu PPN Final atau PPH Final?"

"PPN pak ...", jawab si Pimpro.

"Bukan PPH?", tanya saya lagi.

"Bukan, PPN Final 1%", jawab si Pimpro yakin.

Saya geleng-geleng kepala. Yeah .... SDM nya saja (maaf) kualitasnya meragukan, pantaslah hasil kerjanya juga sarkawut. Benar benar sarkawut !!!!

Coba kalau di awal proyek memberi kepercayaan kepada tim Perguruan Kungfu Properti melakukan SET UP YOUR TEAM atau mengirim Pimpronya ikut Workshop KETEMU JIN, mungkin ceritanya bakal lain karena personil diupgrade sedemikian rupa agar menguasai hal-hal yang mendasar dalam menjalankan proyek properti secara baik.

Bukan sarkawut !!!

Selengkapnya >>

Manajemen Aneh dalam Bisnis Properti

Di sebuah proyek dimana saya jadi konsultannya, ada bisik-bisik dari staf level officer bahwa Pimpronya suka nitip fee ke kontraktor sebesar 2% dari nilai kontrak (harga borongan). Titipan 2% itu untuk SPK bangunan dan juga infrastruktur.

Saya yang merasa kurang nyaman dengan issue bisik-bisik ini, mencoba cross check ke beberapa kontraktor. Ada kontraktor yang berdalih bahwa tak ada konspirasi apa-apa. Katanya paling banter cuma membayari teh botol dan rokok saja untuk sang Pimpro.

Tapi ada seorang kontraktor yang mengaku bahwa benar dia ada deal mengembalikan 2% sebagai fee untuk Pimpro. Bahkan dia bersumpah pegang bukti slip setoran ke rekening istri sang Pimpro.

Mengetahui hal ini, bukan bermaksud mengadu, tapi hanya ingin menciptakan suasana kondusif ditengah tim, saya sampaikan secara halus ke klien saya alias owner proyek soal praduga tak bersalah saya soal kelakuan sang Pimpro.

Astaga naga??!! Bukannya terkejut dan marah-marah, klien saya malah katakan; "Iya, saya sudah tahu sejak lama hal tersebut. Tapi saya sengaja diam. Selama kualitas produk tetap terjaga, dan selesai tepat waktu, it's oke. Harga borongan juga tak melanggar budget koq. Masih untung dia cuma nitip 2%, kalau saya ganti Pimpro baru yang belum saya kenal, jangan-jangan malah nitip 3% atau 5%. Pimpro yang ini jenis KUCING HITAM, mampu tangkap tikus 20 ekor, dimana 1 ekor dimakan sendiri, dan 19 ekor dibawa ke tuannya. Apapun itu, dia mampu tangkap tikus kan?? Masih lebih baik ketimbang pelihara kucing yang tak bisa menangkap tikus."

Aneh banget. Masak jelas-jelas tahu Pimpronya menyimpang tapi ditanggapi dengan enteng memakai teori KUCING HITAM. Manajeman aneh entah dari kitab apa acuannya.

"Lha apa anda gak takut mengurangi laba yang menjadi hak para pemegang saham? Dan tak ada respon apapun atas tindakan yang jelas jelas menyimpang tersebut?" tanya saya dengan mengernyitkan dahi.

"Hehe .. Begini bang AW. KUCING HITAM saya pasang di proyek-proyek luasan kecil. Kalau untuk proyek skala besar, saya tempatkan KUCING PUTIH yang tangkap tikus 20 ekor semua dibawa ke tuannya tanpa ada yang dimakannya sendiri."

Penjelasan yang logis. Make sense. Tapi saya tetap tak bisa menerima penjelasan ini. Prinsip yang aneh; Asal bisa tangkap tikus, kucing hitam atau putih tetap dipelihara. Hanya kucing yang tak bisa tangkap tikus akan dibuang.

Saya ingin protes dan komplain. Tapi saat sadar bahwa disitu jobdesk saya hanya sebagai konsultan pemasaran, saya urungkan niat saya. Lagipula si ownernya saja tetap happy masak saya yang kebakaran jenggot??

Bravo KUCING!! Meong, meoong ...

Selengkapnya >>